Возмещение работодателем работнику стоимости проезда по платной дороге в командировке

Работодатель обязан возместить работнику стоимость проезда по платной дороге в командировке, если соответствующее положение установлено в коллективном договоре или в положении о командировках либо в соглашении об использовании личного автомобиля в служебных целях.

Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 Трудового кодекса РФ). В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы на проезд, расходы на наем жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ (ст. 168 Трудового кодекса РФ, п. 11 Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»). (далее – Положение)

В состав возмещаемых командировочных расходов на проезд включены расходы на проезд транспортом общего пользования (п. 12 Положения). Проезд работника в командировке по платной дороге предполагает, что он передвигается на служебном или на личном автомобиле. А при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 Трудового кодекса РФ). При направлении работника в командировку на служебном автомобиле затраты на платную дорогу рассматриваются уже не как расходы на проезд, а в составе подотчетных сумм, выданных на содержание и эксплуатацию автомобиля во время командировки, что следует закрепить в служебной записке.

Затраты работника на оплату сборов за проезд по платным участкам автомобильных дорог в составе командировочных расходов прямо не предусмотрены. Однако работодатель вправе установить порядок и размеры их возмещения в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ч. 4 ст. 168 Трудового кодекса РФ). Для этого руководитель организации может издать приказ, в котором утвердит положения о пользовании платными автомобильными дорогами при командировке, или внести соответствующие условия в положение о командировках. Также необходимо будет подтвердить экономическую обоснованность таких затрат, в результате чего организация сможет учесть данные расходы при исчислении налога на прибыль согласно ст. 252 Налогового кодекса РФ.

Таким образом, работодатель вправе предусмотреть указанные расходы командированного работника, закрепив положение об этом в коллективном договоре или в положении о командировках, тем самым у него возникает обязанность по их возмещению. При направлении работника в командировку на личном автомобиле необходимо заключить с ним соглашение об использовании автомобиля в служебных целях и предусмотреть возмещение указанных затрат.